Для того, чтобы лучше донести до собеседника мысль, мы часто, сами того не замечая, используем всевозможные подручные средства, с помощью которых пытаемся проиллюстрировать сказанное. Например, указав на предмет, можно сказать "примерно такой формы" или "точно такого же цвета". Помните, как в старом фильме великий стратег, легендарный красный командир Чапаев "изъяснялся" с помощью картошки? Он использовал подручные средства, причем делал это очень хорошо, так, что его соображения были всем понятны.
Необходимость подкреплять свои слова дополнительными материалами осталась и по сей день, с той лишь разницей, что теперь для этих целей используют в основном бумагу, маркер и экран монитора. Более того - трудно себе представить хорошего маркетолога, бухгалтера или просто руководителя, который не подкрепил бы свой отчет графиком или диаграммой. Чтобы быть убедительным в деловых переговорах, нужно позаботиться о создании наглядных материалов заранее, сделав их с помощью одной из программ для визуального представления данных. Для подобных целей как нельзя лучше подойдет
Microsoft Visio 2007.
Microsoft Visio 2007 может стать помощником в решении трех основных задач: в анализе сложных данных, в графическом представлении данных и в обмене этими данными между пользователями.
Представление данных
Основное средство представления данных в Visio - это векторные фигуры, на основе которых строится диаграмма или план.
Для удобства фигуры сгруппированы по тематическим категориям, в каждой из которых можно увидеть похожие по внешнему виду или по теме элементы. Фигуры отображаются на одноименной области задач. Чтобы загрузить на нее фигуры определенной категории, нужно выбрать ее в меню "Файл>Фигуры". На области задач может присутствовать несколько категорий одновременно, та из них, которая является активной, разворачивается, чтобы можно было увидеть фигуры, а остальные сворачиваются для экономии рабочего пространства. Для каждой фигуры можно увидеть ее название и графическое отображение.
Наиболее удобный способ начать работу с Visio - создать документ на основе шаблона. При загрузке шаблона на область задач "Фигуры" подгружаются те категории графических элементов, которые могут вам понадобиться в процессе создания диаграммы, плана или карты выбранного типа. Например, если вы хотите создать маршрутный план, то на области задач появятся такие категории фигур, как "Ориентиры", "Метро" и "Дороги".
Для добавления фигуры в проект нужно просто перетащить ее на рабочую область, после чего можно откорректировать ее размеры, задать свойства и параметры отображения.
Фигуры являются основным, но не единственным средством для представления данных в Visio. Кроме них можно также использовать текст и числовые данные, графические элементы и форматирование цветом.
Текстовые пояснения могут понадобиться, например, для того, чтобы указать названия объектов или их свойства. Например, если вы при помощи Visio воссоздаете структуру локальной сети, то, используя текстовые надписи, можете указать возле каждой фигуры, показывающей компьютер в сети, его конфигурацию.
Форматирование цветом используется в Visio по такому же принципу, как и условное форматирование в Excel. Вы можете задать критерии, по которым программа будет автоматически изменять цвет или форму элементов диаграммы.
Что касается графических элементов, то они могут помочь привлечь внимание к тем или иным элементам плана или диаграммы. Такие элементы привязываются к фигурам и могут изменяться, в зависимости от указанных пользователем условий. Вы можете использовать стрелки, флажки, разноцветные светофоры и многие другие значки из набора предложенных программой. Найти применение таким средствам несложно.
Приведем простой пример: вы построили схему, показывающую все этапы производства какой-либо продукции, от разработки концепции продукта и до ее попадания на полки магазина. Такая схема может включать информацию о том, сколько сотрудников задействуется на каждом этапе производства и сколько времени выполняется каждый этап. Если по предварительным подсчетам каждый этап должен продолжаться не более трех дней, то для каждого элемента такого плана можно выбрать отображение значка в виде красного светофора, если реальная цифра будет превышать три дня. Таким образом, бросив один взгляд на план, вы сразу увидите, какой этап является "слабым звеном", где производство продукции задерживается, и сможете принять правильное решение по улучшению процесса. Данные в планах и диаграммах Visio могут обновляться автоматически, и вместе с этим будут изменяться значки, для появления которых заданы определенные условия.
Связь проектов Visio с данными
Возможно, может показаться, что наиболее простой способ ввода данных в диаграммы Visio - вручную. На самом же деле это не так. Для большинства пользователей Visio является лишь вспомогательной программой, которая используется наряду с Excel, Access, Microsoft SQL Server и другими решениями. Иными словами, несмотря на то, что в Visio есть возможность ввода данных вручную, в большинстве случаев это неоправданно. Гораздо проще связать диаграмму Visio с данными, которые вводятся и обрабатываются в специальных приложениях, предназначенных именно для этого. Основная функция Visio - в более наглядном представлении уже имеющихся данных. Использование внешних источников имеет свои преимущества. Во-первых, гораздо проще связать уже имеющиеся данные с элементами диаграммы Visio, чем вводить их вручную. Во-вторых, при использовании внешних источников обновление может происходить автоматически - при изменении файла Excel или другого источника данные на диаграмме Visio тоже изменяются.
Для добавления источника данных нужно выбрать команду "Связать данные с фигурами" в меню "Данные". После этого на экране появится мастер, который поможет быстро добавить нужный источник в Visio. Например, если это таблица Excel, вы сможете указать диапазон таблицы, который будет использован в Visio.
После добавления источника импортированные данные будут отображены в области "Внешние данные". Вам останется только перетащить их на тот или иной элемент диаграммы, чтобы связать внешнюю информацию с проектом Visio.
Обмен проектами между пользователями
В Microsoft Visio 2007 предусмотрено множество различных средств для обмена данными между пользователями. Диаграммы можно отсылать по почте прямо из программы, сохранять в виде веб-страниц, а также в виде файлов PDF или XPS (последний является аналогом формата PDF, разрабатываемым Microsoft). Для сохранения в форматы PDF и XPS необходимо установить дополнение. Для этого достаточно выбрать в меню "Файл" команду "Найти надстройки для других форматов файлов", после чего перейти на страницу загрузки, подтвердить, что вы пользуетесь лицензионной версией MS Visio и загрузить дополнение.
После этого в меню "Файл" появится дополнительный пункт "Опубликовать как PDF или XPS". Сохраняя диаграмму в один из этих форматов, можно выбрать качество выходного файла, указать, будут ли включены в файл свойства документа, тэги его структуры, какие страницы нужно сохранить.
Еще один способ обмена диаграммами Visio - при помощи бесплатной программы Visio 2007 Viewer, которую можно загрузить с
сайта Microsoft. Эта программа дает возможность просматривать в браузере Internet Explorer диаграммы, созданные в разных версиях Visio (Visio 5.0, 2000, 2002, 2003, 2007). При этом наличие на компьютере самой Visio не нужно. Visio Viewer поддерживает файлы с расширениями .VSD, .VSS, .VST, .VDX, .VSX и .VTX, открывая их в окне браузера. Пользователи могут не только просматривать диаграммы и планы, но и распечатывать их. Кроме этого, пользователям Visio Viewer доступны такие возможности, как просмотр свойств фигур, изменение настроек визуализации и отображения диаграмм, управление слоями проекта.
Заключение
Одной из обязательных черт хорошего руководителя должно быть умение точно спланировать и рассчитать любую поставленную задачу. Руководитель должен уметь при необходимости, что называется, "на ходу" составлять план работ, производить предварительную оценку затрат на их выполнение и так далее. У подобного человека под рукой всегда должен быть такой инструмент как Microsoft Visio, с помощью которого он сможет быстро составлять оценочные диаграммы и таблицы.
На самом деле, область применения Microsoft Visio гораздо шире, чем это может показаться на первый взгляд. Использование графической интерпретации статистических данных может быть востребовано практически в любой области, будь то график работы пиццерии или план обустройства интерьера нового элитного коттеджа.
Скачать русскую пробную версию Microsoft Visio 2007, работающую в течение 60 дней, можно с сайта Microsoft по
этой ссылке. Заметим, что Visio распространяется в двух версиях: стандартной и профессиональной. Вторая отличается наличием большего числа специализированных схем и шаблонов. Получить подробную информацию об отличиях между Visio Standard и Professional можно на
странице программы. Коробочная версия Microsoft Visio 2007 Professional стоит около 17 тысяч рублей. Для владельцев более ранних версий обновление программы обойдется примерно в 11 тысяч рублей. Приобрести версию Standard можно примерно за 8 тысяч руб., а обновиться с предыдущей версии Visio - за 4 тыс.
Ссылки по теме
Microsoft Project 2007: управление большими и маленькими проектами
Microsoft Office Groove 2007: виртуальный офис
Microsoft OneNote 2007: больше, чем просто записная книжка
