Мы продолжаем отслеживать наиболее интересные приложения, присылаемые отечественными разработчиками на конкурс «Лучшие приложения для Windows 7». Победителем последней недели стало «КИС:Бюджетирование», приложение, которое поддерживает десять новых возможностей Windows 7 и, как результат, набрало рекордное количество баллов.
«КИС:Бюджетирование» — комплекс программ, сервисов и методического обеспечения, основной функцией которого является составление бюджета. Приложение ориентировано на средние и крупные предприятия.
Кроме основной интерфейсной и серверной частей, для реальной работы с «КИС:Бюджетированием» необходимы приложения «Конфигуратор» и «Сервер расчета». Дополнительно могут быть задействованы оперативный контроль движения денег и обязательств, средства отчетов и аналитики Microsoft SQL-сервера, сервер Microsoft SharePoint.
При простом использовании «КИС:Бюджетирования» формируются всего два бюджета: Бюджет движения денежных средств и Бюджет доходов и расходов. При полнофункциональном применении продукта составляется комплексный план развития бизнеса, включающий более десятка видов документов, а также файлы, содержащие неструктурированную информацию, которая может быть полезна для принятия управленческих решений.
На небольших предприятиях работать с приложением может один специалист, а в холдингах и крупных компаниях, где в бюджетном процессе задействованы более сотни сотрудников, территориально удаленных друг от друга, каждый из них может заносить в программу определенные данные. Например, один сотрудник может отвечать за формирование прогнозов, другой — за подготовку нормативно-справочной информации или фактических данных (если последние не проецируются из учетных систем автоматически).
Исполнение каждого из заданий может производиться как индивидуально, так или группой сотрудников, объединенных своими должностными обязанностями в один «Центр планирования».
Контроль сроков исполнения поручений осуществляется в разделе «Регламент». За состоянием исполнения поручений легко следить благодаря цветовой идентификации.
Исполненные поручения могут быть приняты в бюджет или отвергнуты. Кроме этого, может быть выбрана предыдущая версия данных. Для наглядности на странице контроля изменений используются разные цвета.
Для редактирования используется различная визуализация периодов планирования. Каждая статья бюджета может содержать расшифровку — комментарий, который помогает лучше понять и отследить механизм формирования бюджета. Также к статьям могут прикрепляться файлы, содержащие пояснения или финансовую информацию.
Часто возникает потребность автоматизировать заполнение бюджетных документов из существующих файлов Excel или каких-либо других источников с имеющейся информацией. В комплексе «КИС:Бюджетирование» импорт данных осуществляется через информационные шлюзы трех типов: из Microsoft Query (любые гетерогенные источники), из Microsoft Excel, из приложения «1С Предприятие» версий 7.7, 8.1, 8.2.
Благодаря импорту данных, можно использовать информацию без ее повторного ввода. При этом персональный импорт данных полностью находится под управлением пользователя, а история загруженных и принятых версий данных сохраняется в системе.
Для расчета бюджета предусмотрено приложение «Сервер расчета», а мониторинг процесса и ограничений расчета осуществляется в разделе «Расчет основного интерфейса».
Кстати, методическое обеспечение бюджетных вычислений стало основой учебного пособия «Бюджетирование: Теория и практика» (ISBN 978-5-390-00244-5), которое рекомендовано для экономистов производственных предприятий и студентов вузов (гриф УМО) учебно-методическим объединением, возглавляемым Финансовой академией при Правительстве РФ.
В рамках средств для расчета бюджета возможна работа с модулями «Себестоимость» и «План производства».
Модуль «Себестоимость» предназначен для управления затратами и формирования плановой и фактической себестоимости продукции (работ, услуг). Вычисление себестоимости производится различными методами, в зависимости от отраслевых особенностей предприятий. Например, метод ABC (Activity Based Costing) дает возможность поэтапно распределить косвенные расходы, сократить объем «котловых» расходов и более точно определить себестоимость продукции.
Метод на основе прямых затрат (Direct Costing) дает возможность вычислить неполную себестоимость продукции. Проведя анализ прямых расходов (переменных и части постоянных), можно получить дополнительную информацию для принятия решений по ценообразованию и снижению расходов производства.
Метод средних издержек (Average Costing) выделяется такими особенностями: перенос стоимости полупродуктов и услуг, работ внутренней кооперации на себестоимость целевой продукции или услуги производится только в части прямых затрат; единый процент накладных расходов.
В целом основой системы управления себестоимостью продукции являются прогнозирование и планирование затрат на базе научно обоснованных норм и нормативов, установленная система распределения затрат, система учета и контроля за формированием издержек.
Модуль «План производства» дает возможность создать согласованный план производства или валового выпуска продукции и услуг. План может быть создан на любой выбранный промежуток времени, и для его создания используется такая информация: спрос на продукцию, графики работы производственного оборудования и персонала, складские запасы на начало горизонта планирования, возможность и условия приобретения ресурсов у поставщиков и подрядчиков, условно-постоянные потребности предприятия и т.д. Кроме этого, может учитываться альтернативное использование оборудования, наличие альтернативных спецификаций изготовления и периоды их использования, контроль сроков хранения и сроков обеспечения, дискретность или непрерывность производства и поставок, использование возвратных отходов, производство сопряженной продукции и прочие факторы.
«КИС:Бюджетирование» для анализа бюджетной информации использует представления данных и отчеты. В базовой версии программы имеются 150 представлений и 65 отчетов, которые сгруппированы по разделам: «План производства», «Бюджет продаж», «Бюджет МТС», «Бюджет энергоресурсов», «Бюджет оплаты труда», «Бюджет складских запасов», «Сметы затрат и условно-постоянные затраты», «Себестоимость и калькуляция», «Бюджет доходов и расходов», «Бюджет движения денежных средств», «Сводные показатели», «Дебиторская и кредиторская задолженность», «Инвестиционный бюджет», «Налоговый бюджет».
Представления данных могут иметь различные режимы для анализа. Благодаря дополнительным настройкам, можно выполнить форматирование, сохранить информацию в виде файла Excel.
Табличный режим представления данных позволяет получить различные группировки, сортировки, выборки данных. Структурированные представления дают возможность показать информацию в различных разрезах (регион, покупатели, ЦФО, продукция, и пр.)
Система отчетов в программно-методическом комплексе «КИС:Бюджетирование» построена на привычном для большинства пользователей средстве обработки информации — Microsoft Excel. Типовые отчетные формы отражают сводный бюджет предприятия и контроль его исполнения. Любой отчет, созданный в системе, может быть сохранен для дальнейшего использования в виде файла Excel. Непосредственно бюджетная информация в отчетах может быть расширена за счет добавочных сведений из любых внешних источников, если воспользоваться одной из возможностей системы импорта данных.
«КИС:Бюджетирование» обладает обширными возможностями настройки, благодаря чему приложение можно без труда подстраивать под выполнение задач конкретного предприятия. Среди доступных средств настройки можно выделить:
При работе в режиме представления данных можно определить способ просмотра информационных блоков, использовать структуры, сформировать итоговые строки по справочникам или в интерактивном режиме, а также установить множество других параметров.
Конструктор отчетов позволяет создавать собственные формы и вносить изменения в базовые отчетные формы. Информационное наполнение может производиться из файлов Excel.
В «КИС:Бюджетирование» реализована возможность конфигурирования системы с учетом применяемых на предприятии бизнес-процедур. Для выполнения работ по настройке и адаптации автоматизированной системы бюджетирования, а также по администрированию системы предназначено приложение «Конфигуратор». Инструментарий «Конфигуратора» обеспечивает разработчиков и функциональных администраторов бюджетного процесса средствами для корректировки структуры существующих объектов на базе типовой модели и формирования новых объектов системы.
На этапе конфигурирования системы производится формирование структуры нормативно-справочной и прогнозной информации, создание форм для ввода и загрузки исходных данных, организуется хранение введенной и рассчитанной информации, разрабатываются информационные блоки. В «Конфигураторе» задаются Пользователи и Центры планирования, которым назначаются права доступа к данным и определяются роли участников бюджетного процесса. «Конфигуратор» позволяет организовывать дополнительные аналитические разрезы, новые справочники, документы.
Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области. Объекты конфигурации, представленные в виде конкретных классов, объединяются в общие группы и представлены в виде дерева, в состав которого включены справочники, документы, перечисления, центры планирования, пользователи, информационные блоки.
Каждый объект, созданный в системе, имеет имя и обладает набором свойств, присущих данной группе. Некоторые свойства из всего набора свойств данного объекта могут быть изменены в процессе конфигурирования системы. Характер изменений и их пределы задаются на уровне системы. Объекты метаданных могут быть как независимыми, так и подчиняться друг другу. Объекты системы типа справочники и документы имеют форму для ввода и редактирования информации.
Объект метаданных типа «Документы» предназначен для ввода (импорта) в систему прогнозных данных, отражающих особенности внешней и внутренней среды предприятия на горизонт планирования, и фактической информации для проведения план-фактного анализа. В системе «КИС:Бюджетирование» документы состоят из заголовочной и табличной частей. В заголовке содержатся реквизиты, являющиеся общими для всего документа. Табличная часть представляет собой список однотипных строк. Структура каждого конкретного документа определяется при его создании в «Конфигураторе».
Информационный блок (инфоблок) — это объект SQL-сервера. Базовые инфоблоки являются информационной основой системы. На их базе могут конфигурироваться производные (комплексные) инфоблоки. Базовые инфоблоки могут содержать «входную» (прогнозные данные) и «выходную» информацию (расчетные данные). Причем эта информация может быть как внутренней — связанной с текущей базой данных, так и внешней — например бухгалтерские данные системы учета для контроля исполнения бюджетных заданий.
Базовые инфоблоки разделяются на первичные базовые инфоблоки, расчетные базовые инфоблоки, дополнительные к базовым инфоблокам и внешние базовые инфоблоки. На основе базовых информационных блоков можно сконфигурировать производные инфоблоки, добавить новые или выбрать существующие поля, отфильтровать данные, определить вычисляемые или агрегируемые поля.
Специалисты IT-службы могут создавать инфоблоки, используя Transact-SQL (процедурное расширение языка SQL). В «Конфигураторе» производится разграничение прав пользователей, согласно их должностным обязанностям, и определение их роли в бюджетном процессе.
Защита от несанкционированного доступа к информации осуществляется средствами сервера Microsoft SQL. Ограничения устанавливаются как для Центров планирования, так и непосредственно для пользователей.
Приложение «Оперативное управление ДДС» является составной частью ПМК «КИС:Бюджетирование» и предназначено для составления оперативного плана обязательств, разработки финансового плана на месяц и проведения план-фактного анализа движения денежных средств, учета заявок на оплату обязательств и контроля их исполнения. Основой для формирования финансового плана, в котором отражаются поступления и выплаты денежных средств в разрезе бюджетных статей и элементов, служат прогнозные данные центров функциональной ответственности (ЦФО), подготовленные с учетом текущих обязательств, планируемых закупок и данных годового бюджета предприятия. Разработка оперативного плана закупки материальных ресурсов, услуг, прочих расходных бюджетных элементов и контроль ожидаемого исполнения позволяет объективно оценить потребность в денежных ресурсах с учетом возникающих обязательств по платежам для каждого ЦФО.
Бюджет предприятия составляют множество документов. Для их консолидации и формирования итогового отчетного файла предусмотрена несложная последовательность действий.
Сначала документы «печатаются» Microsoft XPS Document Writer, затем все «распечатанные» документы добавляются в список объединяемых файлов и формируется итоговый отчет.
Обработка данных осуществляется через хранимые процедуры SQL-сервера, поэтому IT-специалисты могут настроить пользовательское меню, используя Transact-SQL.
Так как серверная часть приложения базируется на платформе Microsoft SQL Server, то в полной мере могут быть задействованы его службы Reporting Services и Analysis Services. Для взаимодействия с серверной портальной платформой Microsoft Office Share Point Server разработана система хранимых процедур.
«КИС:Бюджетирование» постоянно развивается, и для обновления предназначено приложение «Контроль обновления конфигурации». При запуске приложения обновлению подвергаются базовые и системные объекты, а пользовательские объекты, настроенные на учетную систему организации, остаются без изменений. В процессе обновления в окне контроля последовательно выводится информация об обновленных элементах. Успешные действия и возможные ошибки подсвечиваются цветом. Обновление размещено на сайте, загружается и выполняется централизованно, в дальнейшем происходит копирование на рабочие места.
«KИC:Бюджетирование» является полностью самодостаточным решением для планирования деятельности предприятий, поскольку включает и инструменты для финансового планирования, и средства для ресурсного планирования, и возможности для управления закупками и запасами, и функции расчета производственной программы с учетом ресурсных ограничений и альтернативных вариантов изготовления продукции. Однако важно, что вместе с тем это решение является полностью открытым, позволяет импортировать данные из внешних источников, а также сохранять отчеты в популярных форматах.