Обзор ABBYY PDF Transformer+: «швейцарский нож» для работы с PDF-файлами

Сложность работы c созданным специалистами Adobe Systems и получившим широкое распространение в IT-среде межплатформенным форматом электронных документов обусловлена как особенностями его архитектуры, так и многообразием различных типов PDF-файлов и источников их получения (МФУ, сканеры, офисные, графические и издательские пакеты). Следствием этого является то, что очень часто в основе таких документов фигурирует контент, редактирование и извлечение которого либо затруднено, либо невозможно в принципе. Это могут быть растровые изображения страниц, упакованные хитрым образом в PDF-контейнер текстовые слои с таблицами и картинками, созданные в дизайнерских приложениях элементы векторной графики и прочие составляющие, находить общий язык с которыми и призвана доступная для платформы Windows программа ABBYY PDF Transformer+.

При создании новой, четвертой по счету версии PDF Transformer разработчики ABBYY отошли от стандартного нумерования релизов продукта. Теперь программа носит индекс «плюс», который свидетельствует об универсальности софтверного решения, отныне не только позволяющего конвертировать PDF в редактируемые форматы (Word, Excel и так далее) с использованием технологий оптического распознавания текста, но и содержащего ряд инструментов для работы с текстом, изображениями и таблицами непосредственно в самом PDF-документе.

С помощью ABBYY PDF Transformer+ можно преобразовывать бумажные документы в PDF с возможностью поиска, а также объединять файлы различных типов в один PDF-документ. Программа позволяет перемещать страницы внутри документа, добавлять или удалять их, редактировать текст, копировать картинки или фрагменты текста из PDF–файла в другие приложения, оставлять комментарии в документе. Теперь все это возможно без конвертирования PDF-документа в редактируемый формат. PDF Transformer+ также включает в себя набор специальных функций, которые позволяют проводить согласование документов в формате PDF, создавать архивы деловой документации и решать прочие задачи. По сути, ABBYY PDF Transformer+ является абсолютно новым продуктом, для знакомства с особенностями которого имеет смысл остановиться на ключевых сценариях использования программы.

⇡#Открытие и просмотр PDF-документов

ABBYY PDF Transformer+ позволяет просматривать PDF-документы и искать в них необходимую информацию. Поиск производится как в тексте документа, так и в скрытых областях: комментариях, закладках и метаданных. Программа интегрирована с Adobe PDF Library и, по заверениям разработчиков, гарантированно открывает любые PDF-файлы. Это первая отличительная особенность новинки. Второй важный момент связан с интерфейсом приложения, подвергшимся ряду улучшений, — он получил единую панель инструментов и стартовое окно «Задачи», предоставляющее оперативный доступ к последним открытым файлам и базовым сценариям для работы с документами.

Благодаря встроенной системе оптического распознавания текста (OCR — Optical Character Recognition) PDF Transformer+ позволяет работать с отсканированными и сфотографированными изображениями документов в формате PDF. При открывании таких файлов программа автоматически добавляет к ним текстовый слой, позволяя копировать содержимое и осуществлять по нему поиск. Задействованные в программе OCR-технологии поддерживают 189 языков распознавания против 184 в предыдущей версии продукта.

⇡#Внесение изменений в PDF-документы

С ABBYY PDF Transformer+ нет необходимости преобразовывать документ PDF в редактируемый формат, чтобы внести корректировки в текст. Исправить опечатки и ошибки, добавить или удалить текстовый блок или изображение, выделить, подчеркнуть или зачеркнуть текст, заполнить формы — все это можно сделать прямо в PDF-документе. При желании можно изменять порядок и ориентацию страниц, удалять ненужные или добавлять недостающие (в том числе напрямую со сканера), а также создавать пустые PDF-страницы.

С помощью программы пользователь также может добавлять аннотации, выделять отдельные слова и помечать в PDF изменения, которые необходимо внести в исходный файл. Такие правки не изменяют сам текст документа, а только указывают место, где он должен быть изменен, вставлен или удален.

⇡#Конвертирование PDF-документов в редактируемые форматы

Сильной стороной приложения являются функции преобразования PDF-документов в популярные форматы Microsoft Word, Excel, PowerPoint, HTML и другие. В новой версии программы улучшена точность и скорость конвертирования благодаря усовершенствованным технологиям ABBYY OCR, а также реализованы средства потоковой обработки файлов и поддержка форматов Apache OpenOffice Writer (ODT), EPUB и FB2. Последние два стандарта широко применяются для представления печатных произведений в цифровой форме и могут быть задействованы пользователем для создания из PDF-документов любительских электронных книг с целью последующего чтения на планшетах и других портативных устройствах. При конвертировании PDF-файла в редактируемые форматы используется технология адаптивного распознавания документов ADRT (Adaptive Document Recognition Technology). В результате сохраняется исходная структура документа, включая форматирование, гиперссылки, адреса электронной почты, а также колонтитулы, подписи к картинкам и диаграммам, номера страниц и сноски.

ABBYY PDF Transformer+ предлагает широкий набор настроек для конвертирования в различные форматы. От выбранных настроек будет зависеть внешний вид полученного документа. Также следует иметь в виду, что для обработки документов на арабском, японском, китайском, тайском и корейском языках, а также на иврите или идише может потребоваться установка системной поддержки для этих языков. Соответствующие технические инструкции представлены в прилагаемой к программе документации.

⇡#Создание и объединение PDF-документов

Возможности PDF Transformer+ позволяют создавать PDF-файлы различными способами: через проводник Windows, из главного окна программы, из пакета офисных приложений Microsoft Office 2007-2013 или напрямую со сканера. В PDF можно преобразовать вложение электронной почты Outlook или изображение одного из наиболее распространенных графических форматов — JPEG, JPEG2000, BMP, JBIG2, PNG, GIF, TIFF. Кроме того, пользователь может одной командой объединить несколько файлов различного формата в один PDF-документ. В случае если последний получится излишне массивным, всегда можно воспользоваться встроенными средствами уменьшения размера PDF-файла.

⇡#Рецензирование и согласование PDF-документов

При создании PDF Transformer+ немало внимания разработчики уделили упрощению процесса согласования документов с коллегами или партнерами по бизнесу. В обновленной версии программы пользователь может добавлять комментарии и оставлять пометки в любом месте документа. Все пометки, сделанные в тексте, выносятся на отдельную панель, где можно отвечать на комментарии или присваивать статус той или иной дискуссии или мнению — например «Принято» или «Отклонено». Для пущего удобства предусмотрен поиск по комментариям, авторам и статусам, а также модуль простановки штампов на страницах рецензируемого документа.

ABBYY PDF Transformer+ может быть использован как средство для рецензирования PDF-документов.

⇡#Защита PDF-документов

С прицелом на корпоративный сегмент рынка в новую версию приложения включены механизмы удаления конфиденциальной информации и добавления цифровой подписи перед публикацией документа или его пересылкой другому пользователю.

Возможности PDF Transformer+ позволяют удалять комментарии, аннотации, ссылки, медиаобъекты, метаданные, закладки, вложенные файлы и скрытые объекты. Любые слова, словосочетания и изображения также могут быть удалены со всех слоев документа, в том числе автоматически — с помощью инструмента «Поиск и удаление». От несанкционированного открытия, печати и редактирования документа можно использовать парольную защиту, для подтверждения его подлинности — электронную цифровую подпись, а для контроля последовательности страниц в документе — нумерацию Бейтса.

Перед тем как выложить PDF-документ в общий доступ, можно удалить ненужную или конфиденциальную информацию, все найденные поиском слова или фразы

Цифровая подпись является аналогом обычной подписи на бумажном документе и используется для установления личности лица, подписавшего документ, а также для проверки целостности и неизменности представленных в нем данных. Подпись ставится один раз и содержит информацию о версии документа на момент его подписания. При изменении PDF-файла после его подписания поставленная ранее подпись становится недействительной. Поэтому при получении подписанного документа адресат может убедиться в его подлинности.

Таковы основные новшества и особенности новой версии инструмента ABBYY, возможности которого оценят не только рядовые пользователи, но и сотрудники организаций, часто использующие в своей работе документы в формате PDF, — менеджеры по маркетингу и продажам, юристы, финансовые аналитики и многие другие. С помощью PDF Transformer+ можно оперативно заполнить отсканированную анкету, преобразовать таблицы из отчета PDF в формат Excel и собрать отсканированные статьи в PDF-файл с возможностью поиска.

ABBYY PDF Transformer+ в скором времени появится на полках магазинов и в интернет-маркетах программного обеспечения. Стоимость коробочной версии, как ожидается, составит 2 490 рублей. Версия для скачивания будет доступна за 2 240 рублей. Также компания подготовила специальные лицензии для бизнеса. Стоимость корпоративных лицензий будет начинаться от 2 тысяч рублей и варьироваться в зависимости от размера организации.

Согласно прогнозам экспертов ABBYY, в будущем формат PDF будет все более широко использоваться в нашей жизни. Об этом свидетельствуют не только аналитические исследования компании, но и тот факт, что одна из его спецификаций — PDF/A — выбрана Международной организацией по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) в качестве стандарта для долговременного хранения электронных документов. Компания ABBYY входит в консорциум, который занимается развитием этой спецификации, а значит, есть все основания предполагать, что PDF Transformer+ будет развиваться и совершенствоваться впредь.